Debit Note相關問題


#1

Dear all

就是最佳需向香港廠商收取費用,開立了Debit Note,
金額、D/N碼、付款公司名稱都沒錯,但廠商聯絡人名字打錯,是Poon 打成”Pooh”,於是廠商因內部流程關係 要求更改,本來想說直接重開一張,但是主管出差兩週,簽核流程會超久……怕到時候廠商不認帳。

後來問了公司會計,她說聯絡人名稱不影響會計方面收款,金額、DN碼正確就行。

所以我就在想,一般DN不是三聯嗎,我把掃描給廠商的第一聯DN塗改一點,把h改成n,至少廠商收到的DN上 聯絡人名字是正確的,反正第一聯我不用給公司會計,
後面二三聯我就不改,直接交給會計。
請問這樣子作業可以嗎?
會不會因為廠商聯絡人名字錯誤 導致後續問題?
謝謝🙏


#2

您好,
一、若貴公司有內部稽核單位
最好詢問一下稽核單位他們能接受如何修改會比較好,不然會被記錄缺點,影響到考績

二、若貴公司無內部稽核,有ERP系統管控
1.您可以先支會出差的長官,看他是否能接受先手修1.2.3.聯給客戶,等他回來再進入系統反核重簽
(一般不會建議只修一聯,要修就3聯都修,只是會預先通知會計可能會抽換)
2.或者找再上一級長官簽核

***建議公司要有代理人制度,或導入電子簽核系統,以免這種狀況無人能處理